給与情報に「守秘義務」はある？違反時の対応と対策を解説

守秘義務とは一般的に、一定の職業に従事する者が、業務上知ったことを口外しない義務です。

委託先の税理士が、顧客企業の給与や業績などの情報をブログに書いたり飲み会のネタにしたりするようでは、安心して相談することができないでしょう。そのため、税理士法により罰則付きの守秘義務が定められています。

同様に、弁護士や医師などセンシティブな情報を扱う資格者は、「弁護士法」や「医師法」など個々の法律で守秘義務が定められています。このように、守秘義務はそれぞれ個別の法令で規定されているものです。

一方で、「給与情報は守秘義務の対象です」などのように、対象となる情報が法令で個別に定められているわけではありません。何が機密情報であるのかは、その企業や状況に応じて異なるためです。

経理担当者が職務上知り得た自社の給与情報を漏えいさせることは、当然ながら大きな問題のある行為です。しかし、これを理由に解雇をしたり減給をしたりするためには、原則として就業規則や雇用契約上の根拠がなければなりません。

そのため、給与に関する情報を守秘義務の対象として漏えいさせないためには、入社時にその旨を折り込んだ誓約書に署名させたり、就業規則に明記したりすることが必要です。このような規定が特になければ、給与情報を漏えいさせた経理担当者を懲戒処分するハードルが高くなるでしょう。

また、従業員が自分の給与情報を他の従業員に開示したりSNSなどに書き込んだりして欲しくないのであれば、これも就業規則や雇用契約などを整備しておくことが必要です。

社内で従業員の給与情報が開示されてしまった場合、他の従業員の給与額と自分の給与額の差額を知った従業員のモチベーションが低下する可能性があります。

たとえば、他の従業員と比較して自分の給与が低いことを不満に感じる場合や、頑張っているにもかかわらず大した働きをしていないように見える他の従業員と給与額がほとんど同じことを不満に感じる場合などがあるでしょう。

ただし、あえて従業員の給与額を社内で開示している企業も存在します。給与の差額を知ってモチベーションが上がる仕組みが構築できていれば、社内での給与の開示は必ずしも「悪」であるとはいえないためです。

とはいえ、社内に給与情報を開示するのであれば、人事評価制度の見直しなど準備を整えてからとすべきであり、経営者が意図しないタイミングで勝手に開示される事態は避けたいことでしょう。

役員と従業員とでは経営に関する責任が大きく異なるうえ、担っている業務の性質も同じではありません。そのため、給与の額に差があるのは当然であるといえるでしょう。

しかし、仮に社長や役員の給与に関する情報が流出した場合、その額のみを見て従業員が不満を募らせる可能性があります。

従業員が、転職情報サイトなどに給与などの情報を書き込む場合があります。書き込まれた給与額が業界水準や地域の水準などと比較して低い場合には、採用時に不利となる可能性があるでしょう。

給与情報などがSNSに流出するなどした場合、自社の情報管理が疑問視される可能性があります。特に、自社が顧客の機密情報を取り扱う企業である場合には、「給与情報が流出するような情報管理が甘い会社には大事な情報を預けられない」などと、依頼を敬遠されてしまうリスクがあるでしょう。

従業員に給与情報の守秘義務を遵守させるためには、就業規則などの社内規程の整備が不可欠です。

就業規則などに給与情報が守秘義務の対象となることを明記するとともに、違反時の制裁についても定めておくと良いでしょう。

経理担当者など特に重大な情報に触れる職種に従事させる従業員には、就業規則への定めとは別途、秘密保持誓約書を提出させるとより安心です。

秘密保持誓約書には、給与情報が守秘義務の対象となる旨を明記しておきましょう。

不正アクセスなどによって、給与などの機密情報が漏えいすることも考えられます。これに備え、社内の情報セキュリティを徹底する対策も必要です。

たとえば、給与情報などの機密情報が格納されたパソコンにアクセスできる人を制限したりアクセスログを残したりするほか、セキュリティソフトを常に最新状態とすることなどが挙げられます。

給与などの情報が流出するのを避けるため、信頼できる企業に経理機能をアウトソーシングすることも選択肢の一つとなるでしょう。経理機能をアウトソーシングすれば、原則として社長の給与情報などを従業員に知らせる必要はなくなり、情報の漏えいを防ぐことが可能となります。

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