「経理の採用か経理代行か」悩んだ社長の判断は？
経理社員の退職がきっかけで”Smartおまかせ経理”を導入
どの企業でも社員の出入りはあって当たり前で、経理社員も例外ではありません。そんな経理社員が退職されたときの相談事例をご紹介しましょう。
引き継いだ経理社員もすぐ退職
＜Ｚ社（社員25人）の社長からのご相談＞
経理のＡさんが１５年間にわたり、記帳や支払、給与計算、社会保険の手続きなどを担当してきたが、体調を崩し退職したいとの申し出があった。
急遽、社員を募集をかけ、経理経験３年のＢさんを採用して引き継いでもらったところ、わずか３ヵ月で「業務をやりきれない」とＢさんが退職を申し出てきた。
募集しても次の経理社員はなかなか決まらないが、決まったとしてもすぐ辞められても業務が回らず、困ってしまう。本当に経理代行してもらえるのか？
Smartおまかせ経理で経理ゼロでもあんしんの体制へ
現地でのヒアリングでみえてきたこと
当社ではお問い合わせをいただくと、お客様を訪問のうえ、経理業務について詳しくヒアリングをいたします。今回、Ｂさんにはヒアリングできたものの、Ｂさん自身が全体像を把握しきれていない段階だったため、Ａさんがまとめたマニュアル類、社内の会計システムや給与システムの中身、保管されていた帳簿書類などから経理業務の全体像を紐解いていきました。
● 記帳処理
会計ソフトに経理担当者が記帳（入力処理）することになっていましたが、期限がある給与計算や支払業務を優先し記帳は後回しでした。Ａさんが作業をした月を最後に、記帳処理は中途半端なままに。
● 給与計算
給与計算ソフトを用いて、社内で計算していた。勤怠管理は毎月15日締めで、給与の支給日が25日のため、毎月20日前後は残業して給与計算をやっとこなせている状況でした。
● 支払業務や納税
給与の送金、仕入などの請求書の月末送金をギリギリのスケジュールで処理しており、送金ミスも発生していました。翌月初には、通帳の記帳や納税（源泉所得税や特別徴収の住民税）で銀行を回ってもようです。
●Ｂさんがすぐに退職することになったワケ
大企業では間接部門の経理、人事、総務は別の部署として独立しての対応が多いものの、中小企業では経理社員が一人でこなしているケースも多く、そのために幅広い知識が必要になります。 Ｂさんは、以前、経理が２人いる会社での経理経験がありました。支払業務や記帳処理はわかるものの、給与計算や社会保険はあまり知識がなく、Ｂさんは引き継いだものの質問できる相手もおらず、期限内に処理しきれなかったのです。そこで、退職を決断することに。
業務フローの整理による体制見直しの提案
Ｚ社には、会社に経理社員がいなくても、●記帳業務、●給与計算、●支払業務や納税が完結できる”Smartおまかせ経理”をご提案しました。
● 見直し後の記帳処理：記帳からファイリングまでおまかせ！
TOKYO経理サポートでは、経理代行のすべての業務について「年間スケジュール」をご提供しています。
記帳代行では、予定の期日にチェックリストに沿って必要書類をお送りいただき、業務処理のうえ、原則５営業日で財務諸表などを納品いたします。 なお、お預かりした書類は税務調査を意識して適切にファイリングしますので、お客様は返却されたファイルをキャビネットで保存するだけでＯＫに！
● 見直し後の給与計算：計算から送金、明細の配布までおまかせ！
クラウド上で管理できる「勤怠システムの導入」と余裕ある日程で処理するための改善案をご案内のうえ、会社としてスケジュール管理をしやすい体制へのシフトをお勧めしました。 社員口座への給与の送金や、紙でなくWeb給与明細の配信への切替え、翌月の納税まで代行しますので、経理社員が不在でも完全に外出しでき、あんしんです。
● 見直し後の支払業務：諸経費も納税もおまかせ！
ネットバンキング機能は金融機関によって大きく異なります。Ｚ社ではまだ導入していなかったため、使いやすい銀行やサービスの選択肢も含めてご提案し、電子納税についても国税・地方税の区分ごとにご案内しました。 もちろん、ネットバンキングの導入サポートや電子納税の立ち上げもTOKYO経理サポートにおまかせいただけるので、経理社員がいなくてもご安心いただけます。
● 見直し後に社内に残る業務：たった３つ！？
Smartおまかせ経理で社内に残る事務は、★送金の承認、★小口現金管理、★書類の授受の窓口業務だけとなり、経理の知識は必要ありません。
★ 送金の承認：
会社の資金繰りに直接影響を与える業務ですので、これだけは代行しておりません。Ｚ社では、社長にネットバンキングの画面で処理いただくことに（もちろん、承認方法も当社がサポートいたします）。
★ 小口現金
小口現金での支払いをやめていただき、切手や印紙代は立替経費として精算することをご提案しました。
★ 書類授受の窓口
経理がわからなくても大丈夫！営業事務のスタッフなどに片手間で対応いただくよう、ご提案！
「品質とコストのバランス」に社長も納得！
今回、Ｚ社の月額代行料（基本）は約18万円（諸経費は別途）。 実際には、給与計算は処理人数やデータ修正件数などに応じ、支払代行では処理件数に応じて変動します。また、年末調整や賞与計算などの臨時業務では別途代行料が発生します。
経理社員のコスト（人件費＋法定福利費＋福利厚生費等）が固定で、給料以外に賞与や（将来）退職金も発生するのに対し、経理代行料は毎月業務量に応じた変動費として発生するわけです。
社長からは、正社員を採用し、退職リスクや業務管理リスクを抱えながら、従来通り（プロによる経理代行とのコスト比較では）かなり高額な人件費コストを支払い続けるよりも、業務品質とコスト（代行料）のバランスがとれているTOKYO経理サポートを選択するとの意思表示がありました。
その後、Ｚ社は求人広告を取り下げ、当社と業務委託契約を締結していただきました。経営に関してもご相談いただくようになり、税務顧問契約も追加で締結いただきました。
