「Smart給与代行」ならノータッチ、完全ペーパレスを実現！

● 給与計算の締め日・給与支給日は
　一般的に、つぎのような締め日・支給日が多くみられます。
　★ 給与の締め日：毎月１５日（対象期間：前月１６日から当月１５日まで）
　★ 給与の支給日：毎月２５日
　★ 締め後、支給日までの営業日数：５～８日

● 締め後から支給日までの期間　　　　　　　　　　　　処理に必要な日数が不足
　一般的には、給与計算処理ができる日数は最大８日で、祝日が入れば５日しかないことも。たとえば7月の給与計算では、７月２２日は”海の日”、２３日が”スポーツの日”で東京五輪関連の臨時の祝日で、営業日はわずか４日しかありません。

　この日数で、給与の締め後の勤怠集計、変動支給・控除項目から社員の経費精算までを確定し、給与計算を行い、銀行送金まで済ませなければなりません。
もっと大変なことに、銀行送金は総合振込なら3営業日前までに持ち込みないしネットバンキングの手続きが必要で、実際には、支給日までの給与計算・支給は不可能な状況なのです。

● 勤怠集計の手間と煩わしさ　　　　　　　　　　　　　打刻洩れ、二重打刻などの確認
　社員の勤怠をタイムカードで管理される会社では、締め日の翌日にタイムカードを回収して、集計作業（＝残業時間、遅早退時間、欠勤や有休消化日数など）をして、その結果（＝集計用紙やエクセルシート）をまとめ、給与計算を行うフローとなっています。

　集計作業では「カードの打刻もれ、翌日の出勤分が前日欄に二重打刻、印字が薄くて読めない」なども多く、その都度、打刻した社員に直接確認し、その上司の承認もとるなど、集計作業には相当手間がかかります。
　社員の就労時間、残業時間などの集計以外にも、”消化日数”と”残高”の管理が義務づけられた有給休暇の適切な管理は手作業では不可能に近い状況にあります。

● 社員の経費精算　　　　　　　　　　　　　　　　　　小口現金での精算で、手間ばかり
　大半の中小企業が、社員の交通費などの経費を、小口現金でその都度、一週間ごとなどにひんぱんに精算しています。

　小口現金での経費精算は、精算する社員も、経理にとっても何のメリットもなく、手間が増えるばかりなのです。

● 給与の振込みや源泉所得税の納税など　　　　　　　　振込依頼書類作成の手間、銀行往復・待ち時間のロス
★ 振込依頼書作成の手間
　経理からみれば、総合振込依頼書への給与送金額の記入に手間がかかるうえ、手作業での記入なので面倒で間違えやすい作業です。もちろん、ミスがあれば手取りが変わり、クレームにつながり、翌月の給与で修正作業までやらねばなりません。
　また、・税務署宛の給与の源泉所得税の納付書、・社員の居住する市町村別の特別徴収住民税の納付書－の作成にも時間を取られます。

★ 銀行での待ち時間のムダ
　企業の7割が所得税や住民税の納付を銀行窓口を通しており、多くの中小企業では振込手続きなどで銀行に出向きます。また、振込や所得税などの納付時期には窓口も混雑するため、手続きだけで１～２時間待ちも。それに銀行への往復時間まで考えると、このためだけで、月に何度か半日がムダになる計算に。

 ● 紙ベースの給与明細の配布　　　　　　　　　　　　　配布ミスや時間のムダ
　振込み手配が終って一段落とはいかず、支給日には給与明細を社員にお届けするのも仕事のうち。社員の不在などもあり、意外に時間を費やすことに。
　万一、給与明細を他の社員に渡してしまい、開封されてしまえばひと悶着に。

　今年４月からの「有給休暇の管理簿（有休付与・取得・残高の管理）保存の義務化、残業時間の上限規制など」で、人手での入社日毎の社員別有給休暇の管理は困難で、また、就業規則に応じた残業時間などの管理（残業の申請・承認など）もタイムカードの利用だけではムリがあります。

　でも心配は無用です！クラウド利用の「勤怠管理システム」が悩みを解消してくれます。また、「Smart給与代行」なら、勤怠管理データ確定のご案内をいただき次第、TOKYO経理サポートがクラウドシステムから勤怠データをダウンロードするため、一切面倒ありません。
● 勤怠管理システムの導入　　　　　　　　　　　　　　集計作業などからの解放！
　勤怠管理システムといっても、社員は出退勤時に打刻、残業・有休などは事前申請のうえ上司が承認と、勤怠管理の方法は現状とさほど変わらず、導入の抵抗感は少ないようです。違いは、ペーパーレス化の実現と社長などが社員の勤務状況を２４時間いつでも確認できる点です。
　もちろん、義務付けられた有休管理簿もシステムから自動作成できますので、法的対応もOK！
● システムの導入コストや導入のポイント
★ 導入コスト
　上場会社御用達の高額システムから、中小企業でも活用可能な社員一人あたり月数百円からのシステムまでさまざま。TOKYO経理サポートでは自社を含めて数多くの導入事例がありますので、遠慮なくご相談ください。
★ 導入のポイント
　導入にあたっては、会社の業態や社員の勤務実態に応じた管理ができるかどうかに注意されるとよいでしょう。そのためには、事前に自社の就業規則（就業時間・形態など）を見直し、社員グループ（正社員、パート、アルバイトなど）ごとの就業実態をまとめておくと導入が円滑になります。

　なお、すでに導入済みの会社でも使いこなせずタイムカードに戻ってしまった会社もあり、システム導入されるなら「Smart給与代行」へのご依頼タイミングがベストといえます。

● Smart給与代行なら３日以内に結果をお手元に！
　「Smart給与代行」では、資料入手後３日以内に”給与計算結果”を社長など宛に「全社員の（部門別）給与一覧表」をメール添付（pdf形式）でお届けします。社長は、一覧表で”支給・控除内容、残業時間など”を確認でき、安心いただけます。
● 社員の経費も給与を通じて精算！
　「Smart給与代行」なら、★経費精算システムを導入するか、★当社（無償）提供の社員別経費精算報告書に入力かを選択されれば、毎月の給与計算でまとめて経費を精算します。
　小口現金での精算業務は解消され、時間の有効活用ができることに。

● ３営業日前には給与振込みデータを登録済み　　　　　社長は承認するだけ！
　「Smart給与代行」なら、ネットバンク口座に支給日の３営業日前までに「社員別の振込データ」を登録済みですので、社長は”承認手続き”だけ。所要時間１～２分で、効率よく承認を終えられます。
　なお、当社ではパソコンへのネットバンク設定サポートもいたしますので、ネット口座利用にも不安ありません。
● 源泉所得税の電子納付
　給与から天引きの源泉所得税はネットバンク口座をつうじて電子納付しますので、銀行に出向く必要はありません。承認手続きだけでOK！
● 特別徴収住民税の電子納付
　給与天引きの特別徴収住民税は”社員の住所地の市区町村別に納付”しなければなりませんが、当社ならネットバンク口座からの電子納付で済みます。

　社員は支給日以後はいつでも”ネット上の給与明細のサイト”にアクセスして「IDとパスワード」を入れるだけで、２４時間ご覧いただけます。もちろん、パソコンやiPadなどばかりでなく、スマホもOKの優れものです。

　給与明細ばかりでなく賞与明細もWeb配信されるうえ、過去５年分まで遡って見ることができ、社員の利便性や満足度は格段に向上します。なお、今年の年末調整からは、源泉徴収票もWeb配信の予定です。
（注）外国人を雇用されている会社では、英文の給与明細の配信もOKです（オプション）。

　社員は給与に関しては完全にペーパーレスで受け取れ、紙の給与明細の処分のわずらわしさからも解放されます。また、紙の給与明細で起こりがちな、誤って他の社員に渡してしまうトラブルや明細の配布に手間がかかることもなくなり、経理は仕事に余裕が生じます。

　★ TOKYO経理サポートのSmart給与代行なら、紙の給与明細から脱皮で手間を解消！
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